ELECTRONIC BILL OF LADING – VẬN ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ THAY THẾ ĐƯỢC VẬN ĐƠN GIẤY HAY KHÔNG?

         Tìm hiểu về e-B/L (Electronic Bill of Lading). Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến e-Bill do nhà cung cấp giải pháp e-Bill là essDOCS ( https://www.essdocs.com/ ) và Bolero ( http://www.bolero.net/ ) hỗ trợ trong việc biên soạn những câu trả lời.

E-Bill, e-B/L là gì? Electronic Bill of Lading là gì? Vận đơn điện tử là gì?

Link đăng ký nhận tư vấn MIỄN PHÍ Lớp XNK-Logistics: https://goo.gl/CXEH5B

Vận đơn truyền thống là văn bản do người vận chuyển xác nhận đã nhận hàng để chở trên tàu, có ghi các điều kiện vận chuyển và có thể là một văn bản về quyền sở hữu. Một e-Bill sao chép các chức năng của một vận đơn giấy truyền thống bằng cách áp dụng công nghệ bảo mật cao và một khung pháp lý ràng buộc các bên thông qua thỏa thuận về sử dụng e-Bill.

Những loại vận đơn nào có thể ký phát điện tử?

Cả hai loại vận đơn, chuyển nhượng và không thể chuyển nhượng (loại thứ hai còn được gọi là vận đơn đích danh) có thể được cấp điện tử. Một e-Bill được chuẩn bị bằng cách điền các thông tin khác nhau như mô tả hàng hóa, chi tiết của tàu, cảng bốc và dỡ hàng… và sau đó được tải lên hệ thống. Hơn nữa, vận đơn của người thuê vận chuyển cũng có thể được phát hành dưới dạng e-Bill bằng cách liên kết (link) với người vận chuyển theo hợp đồng (contractual carrier). Nếu người vận chuyển không phải là chủ tàu, thì chủ tàu cần phải liên hệ với nhà cung cấp hệ thống e-Bill để đăng ký sử dụng.

Các công ước về vận chuyển hàng hóa quốc tế có áp dụng cho e-Bill?

Hiện tại, không có công ước vận chuyển hàng hóa quốc tế áp dụng cho e-Bill, do đó các bên sẽ phải tham chiếu, kết hợp với các quy định khác nhau theo thỏa thuận của hợp đồng nếu họ muốn áp dụng. Quy tắc Rotterdam, mặc dù chưa có hiệu lực, nhưng đã đưa ra giá trị như nhau giữa tài liệu giấy truyền thống và điện tử, đó là chứng từ vận chuyển điện tử.

Ai có thể tạo lập một e-Bill?

         Người vận chuyển hoặc người được người vận chuyển ủy quyền (đại lý hoặc người giao nhận có trách nhiệm làm tài liệu bằng giấy) có thể tạo lập, tải lên và phát hành một e-Bill hoặc người thay mặt người vận chuyển. Ví dụ, trong trường hợp Bolero, người vận chuyển sẽ cung cấp ID đăng nhập (log in ID) và chứng chỉ người dùng (user certificate) cho đại lý cổng tải (load port agent) để cho phép họ tạo e-Bill.

        Người vận chuyển vẫn kiểm soát và trực tiếp quản lý những đăng nhập này, essDOCS CargoDocs không dựa vào chữ ký số nằm trên máy tính của người dùng: người dùng được chứng thực với hệ thống thông qua xác thực hai yếu tố và do đó, bất kỳ bên thứ ba nào được người vận chuyển ủy quyền thực hiện essDOCS là đủ điều kiện thay mặt họ tạo lập, tải lên và phát hành e-Bill.

Điều gì sẽ xảy ra nếu e-Bill cần thay đổi?

         Mọi thay đổi đối với một e-Bill phải được người vận chuyển đồng ý. Nếu đạt được sự chấp thuận đó, hệ thống e-Bill sẽ cung cấp những thay đổi được thực hiện một cách an toàn. Xử lý như thế nào với tài liệu giấy dùng để làm e-Bill? Điều quan trọng là tài liệu bằng giấy (được sử dụng để làm e-Bill) không được ban hành (ký phát) để không xảy ra tình trạng có hai phiên bản của cùng một vận đơn đang được lưu thông. Tài liệu giấy phải được hủy bỏ, được đánh dấu là bản sao hoặc bản nháp hoặc được bảo quản bằng một số cách khác. Điều này không khác gì với trường hợp ký phát một vận đơn thay thế cho vận đơn đã cấp.

Bạn có thể in e-Bill ra bản giấy không?

         Có thể in e-Bill ra giấy cũng giống như có thể sao chụp (photocopy) một vận đơn giấy, nhưng những việc này đơn thuần chỉ là làm các bản sao để có thể sử dụng các dữ liệu có trên vận đơn nhưng không có giá trị trong việc chuyển giao các quyền mà vận đơn có, được quản lý thông qua các chương trình máy tính về e-Bill.

Nếu bắt buộc phải có vận đơn giấy thì sao?

         Với Bolero việc chuyển sang chức năng giấy trong hệ thống cho phép người giữ e-Bill yêu cầu thay thế một e-Bill bằng một vận đơn giấy truyền thống. Một yêu cầu như vậy, nếu được người vận chuyển chấp nhận, sẽ được coi là nghiệp vụ đã nộp e-Bill (surrendered e-Bill) và người vận chuyển sẽ an toàn khi ký phát vận đơn giấy truyền thống. Nếu được sử dụng đúng cách, sẽ không xảy ra tình trạng e-Bill và vận đơn giấy của một lô hàng cùng song song tồn tại.

         Khi sử dụng essDOCS, người giữ e-Bill cũng có thể yêu cầu người vận chuyển “in chuyển đổi” e-Bill. Trong trường hợp này, khi người vận chuyển nhận được yêu cầu “in chuyển đổi”, e-Bill sẽ bị khóa để ngăn chặn bất kỳ hành động nào thực hiện trên hệ thống. Sau đó, người vận chuyển nhận được một phiên bản pdf của vận đơn và tùy chọn: tự mình ký tên hoặc yêu cầu một đại lý ký.

         Ngay khi người vận chuyển hoặc đại lý của mình thực hiện “In Chuyển Đổi”, e-Bill ban đầu (original) sẽ bị hủy trong hệ thống và đưa vào lưu trữ. Sau đó, vận đơn giấy có chức năng là bản gốc và người vận chuyển thực hiện việc cấp vận đơn được áp dụng như trường hợp ký phát vận đơn giấy ngay từ ban đầu. Giống như Bolero, không bao giờ có tình trạng đồng thời tồn tại một bản e-Bill và một bản vận đơn giấy gốc.

Các hệ thống có an toàn không?

         Bolero và essDOCS áp dụng mức an toàn kỹ thuật và thiết bị (physical) cao nhất. Do đó, nguy cơ có ai thâm nhập vào hệ thống để thay đổi nội dung của e-Bill là rất ít khi xảy ra (minimal). Sở hữu vận đơn bằng giấy được thay bằng “kiểm soát độc quyền” (exclusive control) đối với dữ liệu điện tử (electronic record). Bolero sử dụng chứng chỉ số (được dùng trong ngân hàng để chuyển tiền điện tử) cung cấp một chữ ký mã hóa, duy nhất, trong khi essDOCS dựa vào một hệ thống chứng thực hai yếu tố (two factor authentication system).

Vận đơn đã nộp (surrendered bill of lading) được xử lý như thế nào?

         Người nhận hàng nộp e-Bill cho thuyền trưởng – vị này yên tâm rằng việc trả hàng được thực hiện theo một e-Bill ban đầu. Với Bolero, công việc này được thực hiện bằng cách chủ tàu nhận được thông báo từ Bolero qua email rằng một e-Bill đã được nộp. Việc này nhắc nhở chủ tàu đăng nhập vào hệ thống và xác nhận việc này. Ngoài việc nhận được xác nhận này, chủ tàu còn nhận được bản ghi điện tử (electronic log) của e-Bill và xác nhận của bên đã nộp e-Bill. Chủ tàu liên hệ với thuyền trưởng hoặc đại lý tại cảng trả hàng. Thuyền trưởng hoặc đại lý tại cảng trả hàng xác nhận với bên đã nộp e-Bill về mẫu vận đơn hoặc chứng minh nhân thân để trả hàng.

         Khi sử dụng essDOCS, người nhận hàng phải cung cấp qua hệ thống cho người vận chuyển mọi chi tiết cần thiết để đảm bảo thuyền trưởng/người vận chuyển biết hàng được dỡ và giao cho ai (ví dụ: dỡ hàng lỏng vào xe/bồn (tank) nào, biển số xe tải sẽ nhận hàng hoặc ai là người sẽ có mặt tại cảng để hướng dẫn thuyền trưởng dỡ hàng, Những hướng dẫn này có thể được kiểm tra chéo với lệnh giao hàng (delivery order) thông qua các kênh thuê vận chuyển để đảm bảo mọi việc đều phù hợp với nhau. Việc sử dụng e-Bill làm giảm đáng kể triển vọng giao hàng mà không cần ký phát một e-Bill, vì e-Bill có thể thực hiện thông qua chuỗi thương mại nhanh hơn (có thống kê cho rằng vận đơn e-Bill đã được giao dịch và nộp lại cho thuyền trưởng trong vòng 13 phút, trước khi tàu rời cảng dỡ hàng). Do đó, ngay cả khi việc mua bán được thương lượng ngay trước khi bắt đầu dỡ hàng thì e-bill vẫn có thể được giao dịch qua chuỗi và nộp cho thuyền trưởng/người vận chuyển để nhận hàng.

E-Bill có được hội bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu (P & I) chấp nhận không?

         Hai hệ thống giao dịch điện tử chính hiện đang có mặt trên thị trường là Bolero International Ltd. (Bolero) và essDOCS đã được Nhóm quốc tế các hội bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu (International P & I Clubs) chấp nhận. Như vậy có nghĩa là, bảo hiểm P & I đối với e-Bill cũng có giá trị pháp lý như đối với vận đơn giấy.

Giá trị (position) của e-Bill đối với thư bồi thường là gì?

         Theo luật, chủ tàu có nghĩa vụ dỡ hàng và giao cho bên nộp một bản vận đơn gốc cảng dỡ hàng, dù đó là vận đơn giấy hoặc các bên đã đồng ý thực hiện theo hệ thống điện tử, nhưng chủ tàu không buộc phải chấp nhận thư cam kết bồi thường (Letter of Indemnity) nếu như không có vận đơn gốc. Việc chấp nhận thư cam kết bồi thường không làm cho lệnh dỡ hàng trở nên hợp pháp. Nó đơn thuần chỉ là cung cấp cho chủ tàu cơ sở bảo vệ đối với bất kỳ yêu cầu bồi thường nào về giao hàng nhầm bởi một bên có quyền nhận hàng.

         Hội P & I không bồi thường cho chủ tàu đối với việc trả hàng theo thư cam kết bồi thường, bởi vì bằng hành động chấp nhận thư cam kết bồi thường, chủ tàu đã tự chấp nhận rủi ro không đáng có. Vận đơn theo hình thức điện tử không có ảnh hưởng gì đến quy định này (quy định trả hàng theo thư cam kết bồi thường đối với vận đơn giấy). Tuy vậy, rủi ro không có sẵn vận e-Bill tại cảng hàng là rất ít khi xảy ra. Việc ký hậu và chuyển quyền sở hữu theo một e-Bill xảy ra tức thời và e-Bill sẽ luôn có sẵn khi tàu đến cảng dỡ hàng.

         Theo hệ thống e-Bill do esDOCS và Bolero điều hành, mọi việc chuyển nhượng quyền sở hữu đối với hàng hóa thuộc vận đơn chuyển nhượng (negotiable bill of lading) ngay lập tức được ghi lại và duy trì đăng ký an toàn mà chủ tàu/đại lý có thể truy cập. Khi tàu đến cảng dỡ hàng, chủ tàu sẽ biết người nhận hàng cuối cùng là ai, và người nhận hàng cuối cùng có nghĩa vụ nộp lệnh dỡ hàng (discharge order) đúng và đầy đủ cho người vận chuyển.

Nguồn: LS. Ngô Khắc Lễ.

Link đăng ký nhận tư vấn MIỄN PHÍ Lớp XNK-Logistics: https://goo.gl/CXEH5B

Vận đơn điện tử có thay thế được vận đơn giấy trong mọi trường hợp không?

         Việc sử dụng e-Bill đang gia tăng. Một số người thuê vận chuyển đã triển khai e-Bill trên một số tuyến chuyên chở hàng khô. Những dấu hiệu ban đầu cho thấy kết quả rất đáng khích lệ và gần như chắc chắn chúng ta sẽ thấy việc sử dụng e-Bill ngày càng lan rộng.

         Có 3 ưu điểm chính của việc sử dụng e-Bill so với vận đơn giấy truyền thống là tiết kiệm thời gian, giảm bớt gánh nặng hành chính, và trong nhiều trường hợp, không cần chủ tàu phải quyết định có nên giao hàng không thu hồi vận đơn gốc mà chỉ dựa vào thư cam kết bồi thường hay không. Thay vì yêu cầu nhiều bản gốc và bản sao mất vài ngày để xử lý, chỉ một tài liệu điện tử được cấp và xử lý an toàn thông qua hệ thống là loại bỏ được sự chậm trễ của tài liệu cũng như khả năng gian lận.

Tìm hiểu thêm, FIATA and essDOCS launch project to digitise FIATA & NVOCC Bills of Lading

FIATA & essDOCS Joint Press Release – Zurich, 29 March 2018:

         The International Federation of Freight Forwarders Associations (FIATA) has signed a Memorandum of Understanding (MoU) with essDOCS to provide a framework for further cooperation in digitising Bills of Lading.

         FIATA introduces an electronic FIATA Bill of Lading (eFBL) offering safe, secure, reliable, efficient, and faster paperless trade to its members. As part of the project plan, FIATA’s Advisory Body Information Technology will work on the digitisation of FIATA documents, starting with the eFBL and in a second phase the electronic House Bill of Lading (eHBL issued by NVOCCs) plus other FIATA documents. With essDOCS’ assistance, its CargoDocs electronic exchange will help prevent fraudulent copying and errors that might be associated with paper documents. This is part of the long-term strategy identified by FIATA with the involvement of several FIATA entities and experts.

         Five FIATA Association Members from diverse regions will participate in the pilot project to test the new CargoDocs-customized FIATA system. The pilots will ensure a seamless transition to a paperless environment. They will be conducted across pre-specified trade lanes and will be guided by FIATA Association Members.

         Specifically, the pilots will be carried out in 3 phases. Initially, FIATA members will simply replace their current printing of FBLs with an online, collaborative tool housed within essDOCS’ secure hosted servers. Members will be able to either draft their FBL online, and share it with their shipper before it is printed and signed, or allow their shipper to draft their own FBL before being printed and signed. The FBLs will be printed onto blank FBL paper which will be distributed by FIATA and signed by FIATA NVOCCs. 

         Phase 2 of the project will add various security features to help identify fraudulent FBLs and will be extended to include members’ own House Bills of Lading. In phase 3, FIATA members will be able to adopt fully electronic FIATA Bills of Lading (eFBL) or House Bills of Lading (eHBL).

         In October 2017 at the FIATA World Congress, an MoU was signed with GS1 as part of the step-by-step approach for identifying and migrating FIATA documents into a digital platform, using the GS1 global unique identification system. This project will enable the global FIATA community to offer secure high-quality intermodal solutions for the benefit of all supply chain stakeholders.

Electronic Bill of Lading – How is paperless trade possible?

Link đăng ký nhận tư vấn MIỄN PHÍ Lớp XNK-Logistics: https://goo.gl/CXEH5B

         In international trade letters of credit (L/C) as payment/financing instrument facilitate the business transaction if the seller and the buyer do not yet have a trust relationship robust enough to bridge the economic and legal distances between countries. When the goods are shipped using at least two different transportation modes, the L/C will call for a standardized document, the “multimodal transport bill of lading,” to acknowledge the receipt of cargo. Paper bills of lading are the medium of choice today, causing all involved parties difficulties, costs, and inefficiencies.

So how can the trade industry benefit from digitalisation?

         The obvious answer is to deploy a software solution, which enables all parties to access the bill as an electronic document. An electronic bill of lading (or e B/L) is the legal and functional equivalent of a paper bill of lading. The electronic bill of lading must digitize the core functions of a paper bill of lading, namely its legal acceptance as a receipt, as evidence of or containing the contract of carriage and as a document of title. For an industry-wide adoption, which is needed to pave the way for parties in all countries to use such a system, industry accepted best practices need to be understood, which is what this article is all about.

         With a letter of credit, the bank of the buyer states that it will pay the amount due to the seller on presentation of a set of specified documents, the “multimodal transport bill of lading” (alternatively the term “combined transport bills of lading” is used). For the consignor (shipper) to receive the money under the L/C, strict adherence to the terms of the letter of credit is necessary. Otherwise, the bank that issued the letter of credit might refuse the payment due to discrepancies. Thus, in the follow section is a list of the six main functionalities, to understand what an electronic version of the multimodal transport bill of lading needs to replicate – namely the identification, signature, correct address, port/airport, content and trade terms and presentation of documents.

https://damvietxnk.weebly.com

TDgroup Sưu Tầm