Thu mua là gì? Những điều cần biết về thu mua trong Xuất nhập khẩu

Thu mua là một trong hoạt động quan trọng trong các Doanh nghiệp sản xuất. Nhưng chính xác thì thu mua là gì? Bộ phận nào sẽ đảm nhận công việc này? Vai trò và quy trình thu mua diễn ra như thế nào? Theo dõi bài viết dưới đây của TDGroup để được giải đáp tất cả các vấn đề trên nhé!

Thu mua là gì? Procurement/ Purchasing là gì?

Thu mua là gì? Thu mua hay Procurement/ Purchasing có thể được hiểu đơn giản là chuỗi hoạt động mua hàng.

Thu mua là một quá trình từ việc lên kế hoạch, tìm kiếm, lựa chọn, mua hàng/dịch vụ đến việc duy trì các hoạt động mua hàng và mối quan hệ với các nguồn hàng theo đúng chiến lược mua hàng của Doanh nghiệp.

Mua hàng là hoạt động nhằm mục đích đảm bảo Doanh nghiệp có đầy đủ các thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu, dịch vụ cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất sản phẩm, kinh doanh.

Thu mua là hoạt động quan trọng được các Doanh nghiệp coi trọng, có mối liên hệ trực tiếp đến chiến lược sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp và là cơ sở cho các hoạt động khác trong kinh doanh. Mỗi hoạt động trong thu mua cần được tính toán cẩn thận để đảm bảo toàn bộ quy trình diễn ra trôi chảy, đúng với mục tiêu đã đề ra từ trước.

Mua hàng là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp.

Mua hàng là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp.

Bộ phận và vai trò của thu mua trong Doanh nghiệp

Trong 1 Doanh nghiệp bộ phận mua hàng gồm có:

Cấp quản lý: Giám đốc mua hàng – Chịu trách nhiệm về kế hoạch, quản lý toàn bộ việc mua hàng trong Công ty.

Cấp thừa hành:

Nhân viên thu mua: Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu, thiết bị, dịch vụ,…. cho các hoạt động sản xuất theo đúng kế hoạch, chiến dịch của công ty. Thực hiện các hoạt động mua hàng theo đúng yêu cầu với giá thành tốt nhất.

Nhân viên hành chính: Chịu trách nhiệm về mặt giấy tờ, hồ sơ, làm thống kê, đánh giá, hợp đồng,… để phục vụ cho việc mua hàng trong công ty.

Thu mua có vai trò quan trọng trong các Doanh nghiệp, cụ thể như sau:

– Đảm bảo cho các hoạt động sản xuất sản phẩm và kinh doanh của Công ty diễn ra trôi chảy, không bị gián đoạn.

– Là cơ sở cho các hoạt động tiếp theo của Công ty.

– Đảm bảo chất lượng của sản phẩm và quyết định đến lợi nhuận của Công ty. Nếu thu mua nguyên liệu đầu vào giá cao hơn khi bán ra thì không có lợi nhuận, nếu điều chỉnh giá bán cao hơn thị trường thì khó cạnh tranh, nhưng nếu mua nguyên liệu kém chất lượng thì sản phẩm không thể bán, khó tồn tại trên thị trường.

Hoạt động thu mua nhầm đảm bảo quy trình sản xuất của Doanh nghiệp diễn ra trôi chảy,

Hoạt động thu mua nhầm đảm bảo quy trình sản xuất của Doanh nghiệp diễn ra trôi chảy,

Những nguyên tắc cơ bản trong thu mua

Có 5 nguyên tắc cơ bản trong thu mua mà bạn cần nắm:

Đúng chất lượng

Mua được nguồn hàng đúng chất lượng, đáp ứng được các tiêu chuẩn riêng của Doanh nghiệp thì sản phẩm khi sản xuất ra mới đảm bảo được chất lượng tốt nhất. Chỉ cần một trong số nguồn hàng xảy ra vấn đề, chất lượng giảm đi thì thành phẩm sẽ không đạt yêu cầu và khi đó lô hàng có thể không được đưa vào thị trường, khiến Doanh nghiệp bị thiệt hại.

Đúng số lượng

Mua hàng đúng với số lượng cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất của đơn vị ở thời điểm hiện tại và trong giai đoạn sắp tới, tránh việc tồn đọng nguồn hàng sẽ làm giảm chất lượng, hư hỏng, gây tổn thất cho công ty.

Đúng thời gian

Đảm bảo nguyên vật liệu về đúng thời điểm để phục vụ cho việc sản xuất, tránh chậm trễ hoặc để tồn đọng trong kho quá lâu.

Đúng giá

Một nguyên tắc cơ bản trong mua hàng là mua được nguồn hàng chất lượng với giá thành tốt nhất. Việc giảm tối thiểu chi phí cho nguyên vật liệu sẽ giúp Doanh nghiệp có được lợi nhuận tốt hơn.

Đúng nguồn hàng

Mua hàng hóa từ đúng nguồn, chất lượng, có xuất xứ rõ ràng để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm khi sản xuất.

Mua hàng cần đảm bảo đúng số lượng, chất lượng,

Mua hàng cần đảm bảo đúng số lượng, chất lượng, đúng giá và thời điểm.

Quy trình chung về thu mua trong Doanh nghiệp

Mỗi Doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình thu mua riêng dựa theo nhu cầu, đặc điểm và tình hình thực tế của Doanh nghiệp. Về cơ bản quy trình thu mua chung tại các Doanh nghiệp như sau:

1. Xác định nhu cầu mua hàng 

Bộ phận mua hàng kết hợp cùng bộ phận sản xuất để lên kế hoạch, xác định những nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cần mua để phục vụ cho nhu cầu của Công ty trong giai đoạn tiếp theo. Bộ phận mua hàng cần lập bảng thống kê chi tiết về số lượng, loại hàng, mã hàng, tiêu chuẩn,… để có thể mua đúng và đủ hàng hóa cần thiết.

2. Tìm kiếm nhà cung ứng 

Xem xét các đối tác, nhà cung ứng hiện tại của Doanh nghiệp hoặc tìm kiếm các nhà cung ứng khác đáp ứng được các yêu cầu về hàng hóa. Đây là bước quan trọng do đó cần đánh giá, sàng lọc lại các nhà cung ứng và lựa chọn đơn vị phù hợp nhất.

3. Đàm phán về giá 

Sau khi có được một số nhà cung ứng tiềm năng, phù hợp nhất với Doanh nghiệp thì bộ phận thu mua sẽ tiến hành liên hệ để yêu cầu gửi báo giá về hàng hóa. Các nhà cung ứng sẽ gửi cho bạn bộ báo giá chi tiết cùng các chương trình ưu đãi riêng. Lúc này bạn sẽ đàm phán với các nhà cung ứng để có được mức giá tốt nhất.

Bộ phận thu mua sẽ đánh giá lại một lần nữa về các nhà cung ứng, cân nhắc về mức độ uy tín, chất lượng hàng hóa và lựa chọn đơn vị chính thức để cung ứng nguyên vật liệu cho Doanh nghiệp.

4. Ký kết hợp đồng đặt mua hàng 

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp 2 bên tiến hành thương lượng chi tiết về hợp đồng và ký kết. Nội dung hợp đồng cần dựa theo nhu cầu, khả năng thực tế của 2 bên.

5. Giao nhận hàng hóa 

Hàng hóa được giao theo thỏa thuận của 2 bên và bộ phận mua hàng cần chuẩn bị nhân sự, kho bãi phù hợp để tiếp nhận hàng hóa. Khi nhận hàng bạn cần yêu cầu nhà cung ứng xuất trình đủ các chứng từ, tài liệu liên quan về hàng hóa để nghiệm thu, kiểm tra khi nhận hàng.

Quá trình nghiệm thu hàng hóa được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa 2 bên, hàng hóa sau khi đã nghiệm thu sẽ được ghi chép và lưu trữ vào kho hàng.

6. Thanh toán 

Sau khi hoàn tất nhập kho lô hàng bạn cần tiến hành thanh toán theo đúng hợp đồng cho nhà cung ứng. Hàng kho sau khi đã nhập kho bộ phận thu mua vẫn phải phối hợp với nhân viên kho để tiến hành quản lý, kiểm soát số lượng và hàng tồn.

Hàng hóa nhập kho vẫn cần kiểm kê số lượng, quản lý tình hình tồn kho chặt chẽ.

Hàng hóa nhập kho vẫn cần kiểm kê số lượng, quản lý tình hình tồn kho chặt chẽ.

Lộ trình thăng tiến trong nghề thu mua

Thu mua là công việc rất quan trọng trong các Doanh nghiệp, nếu có năng lực và kinh nghiệm bạn hoàn toàn có thể phát triển và tiến ra ở vị trí này. Lộ trình thăng tiến cho công việc thu mua tại một công ty sản xuất như sau:

Procurement Staff ⇒ Procurement Executive ⇒ Senior Manager Procurement ⇒ Procurement Specialist ⇒ Procurement Supervisor ⇒ Assistant Procurement Manager ⇒ Procurement Manager

Những kỹ năng cần thiết khi làm nhân viên thu mua

Để có thể trở thành chuyên gia trong lĩnh vực thu mua bạn nên tham khảo và trao dồi những kỹ năng cần thiết dưới đây:

Kỹ năng đàm phán, thương lượng

Đàm phán là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ nhân viên thu mua nào cũng cần có bởi phải thường xuyên đàm phán với các nhà cung ứng để có được mức giá tốt nhất cho các lô hàng.

Xem thêm: KHÓA HỌC GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Đàm phán là kỹ năng cần thiết của một nhân viên thu mua

Đàm phán là kỹ năng cần thiết của một nhân viên thu mua

Có sự hiểu biết về thị trường

Do bạn phải làm việc tìm kiếm rất nhiều nhà cung ứng khác nhau nên bạn cần hiểu về thị trường để có thể tìm được đơn vị uy tín, phù hợp nhất với Doanh nghiệp. Bạn sẽ luôn tìm được nhà cung ứng, nguồn hàng tối ưu nhất cho Doanh nghiệp của mình. Kỹ năng này sẽ giúp cho công việc của bạn thuận lợi hơn rất nhiều.

Kỹ năng giao tiếp 

Thu mua là vị trí công việc có sự giao tiếp rất nhiều với đối tác và các bộ phận liên quan trong Doanh nghiệp, chính vì vậy mà khả năng giao tiếp là yếu tố cần có để có thể giúp công việc được hiệu quả hơn.

Kỹ năng giải quyết vấn đề 

Trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ có những vấn đề phát sinh cần giải quyết do đó kỹ năng này là cần thiết đối với một nhân viên thu mua. Khi có mâu thuẫn, sự cố xảy ra với đối tác hay nội bộ công ty thì bạn cần linh hoạt, có thể lường trước được các hậu quả có thể xảy ra để từ đó đưa ra được cách giải quyết phù hợp nhất.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của TDGroup đã giúp bạn có được những thông tin hữu ích về công việc thu mua trong Doanh nghiệp.

Làm sao để trở thành một nhân viên thu mua giỏi, chuyên nghiệp, có mức thu nhập tốt thì hãy tham khảo ngay khóa học “Quản trị mua hàng” của TDGroup. Chương trình học được xây dựng trên nhu cầu thực tế của Doanh nghiệp để đào tạo ra những nhân viên thực thụ có khả năng tìm kiếm, đàm phán, mang về những giải pháp tối ưu nhất cho Doanh nghiệp.

Xem thêm:

QUẢN TRỊ MUA HÀNG TỐI ƯU (PURCHASING MANAGEMENT)

QUẢN TRỊ MUA HÀNG (PURCHASING MANAGEMENT)-2D

QUẢN TRỊ MUA HÀNG CHUYÊN NGHIỆP (PURCHASING/PROCUREMENT MANAGEMENT)

Liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Thông tin liên hệ: 

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC LOGISTICS THÀNH ĐẠT  – TDGroup

Hotline038 539 0088

Websitetdgroup.edu.vn

YoutubeTDIMEX – LOGISTICS HUB

Emaildb1@tdimex.edu.vn

Văn phòng đại diện: Số 13, Đường số 7, KDC CityLand Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM.

Cơ sở: 55 Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tin tức liên quan