Quy Trình Thu Mua, Quy Trình Mua Hàng Trong Một Chuỗi Cung Ứng

Quy trình thu mua chuyên nghiệp, bài bản sẽ giúp quá trình thực hiện được chính xác, giảm thiểu sai sót, giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng nguyên liệu và dịch vụ. Trong bài viết này, hãy cùng TDGroup tìm hiểu về quy trình thu mua và mua hàng trong chuỗi cung ứng, cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo sự thành công của chiến lược mua hàng.

6 Bước cơ bản trong quy trình thu mua 

Mua hàng trong chuỗi cung ứng cần đảm bảo mua hàng đúng với yêu cầu, đúng các tiêu chí về chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng và địa điểm giao hàng,… Người thu mua sẽ cần rất nhiều kỹ năng và có quy trình chuẩn để các bước được thực hiện đúng, đạt kết quả cao nhất. Dưới đây là 6 bước cơ bản nhất. 

Bước 1: Đặt Mục Tiêu và Xác Định Nhu Cầu

Trước hết, cần xác định rõ mục tiêu của quá trình mua hàng và những nhu cầu cụ thể, bao gồm việc đánh giá nhu cầu nguyên liệu, dịch vụ và các tiêu chí quan trọng như chất lượng, số lượng và thời gian cung ứng.

1. Xác Định Rõ Mục Tiêu:

– Xác định mục tiêu mua hàng: Giảm chi phí, cải thiện chất lượng nguyên vật liệu, hay mở rộng nguồn cung ứng hàng hóa?

– Định rõ tiêu chí ưu tiên: Giá cả, mức chiết khấu, chất lượng nguồn hàng, độ tin cậy, uy tín của nhà cung cấp.

2. Phân Tích Nhu Cầu Chi Tiết:

– Xác định nhu cầu về nguyên liệu và dịch vụ cụ thể: Số lượng, chủng loại, chất lượng, xuất xứ,…

– Xem xét chu kỳ cung ứng và đảm bảo phù hợp với quy trình sản xuất của Doanh nghiệp.

Bước 2: Nghiên Cứu Thị Trường

Nghiên cứu thị trường để hiểu rõ về các nhà cung cấp, giá cả và xu hướng thị trường về hàng hóa đó. Sử dụng các công cụ nghiên cứu thị trường, đánh giá đánh giá phản hồi từ các doanh nghiệp khác để chọn lựa những đối tác phù hợp.

1. Các Công Cụ Nghiên Cứu Thị Trường:

– Các công cụ được dùng để nghiên cứu thị trường phổ biến như PESTEL, SWOT. Chúng được dùng để đánh giá môi trường kinh doanh và các cơ hội, rủi ro.

– Tổng hợp các dữ liệu thị trường, xu hướng và giá cả từ nguồn đáng tin cậy.

2. Đánh Giá Các Nhà Cung Cấp Tiềm Năng:

Sau khi tổng hợp được các dữ liệu cần thiết thì tiến hành:

– So sánh giá cả, chất lượng, và các ưu đãi của các nhà cung cấp hiện có.

– Tìm hiểu về độ tin cậy và danh tiếng của những đối tác tiềm năng.

Sau cùng có thể đánh giá và chọn ra các nhà cung cấp phù hợp nhất để tiến hành giai đoạn tiếp theo – Đàm phán.

Bước 3: Lập Kế Hoạch Đàm Phán

Trước khi bắt đầu đàm phán, xác định rõ các điều khoản và điều kiện. Chuẩn bị các yếu tố đàm phán như giá cả, điều kiện thanh toán, chất lượng sản phẩm và các ưu đãi khác.

1. Chuẩn Bị Thông Tin Đàm Phán:

– Xác định rõ các điều khoản cần đàm phán như: giá cả, điều kiện thanh toán, và các cam kết.

– Chuẩn bị dữ liệu về mức giá cạnh tranh và giá trị thực tế của sản phẩm/dịch vụ để đàm phán, thương lượng với nhà cung cấp. 

2. Tạo Điểm Mạnh trong Đàm Phán:

– Sử dụng các điểm mạnh của Doanh nghiệp để sử dụng trong đàm phán, thuyết phục nhà cung cấp với mức giá ưu đãi.

– Xác định giá tối đa có thể chấp nhận và giữ vững tư duy chiến lược trong đàm phán.

Bước 4: Thực Hiện Đánh Giá Nhà Cung Cấp

Đánh giá nhà cung cấp cần dựa trên giá cả, chất lượng hàng hóa và cả độ tin cậy, uy tín, kinh nghiệm, khả năng cung ứng hàng hóa. Sử dụng hệ thống đánh giá đối tác để có cái nhìn tổng thể về hiệu suất của nhà cung cấp.

1. Thiết Lập Tiêu Chí Đánh Giá:

– Xác định tiêu chí cụ thể để đánh giá nhà cung ứng như chất lượng, khả năng cung ứng, và độ tin cậy.

– Tạo bảng đánh giá và mức điểm hoặc phần trăm ưu tiên để đánh giá các nhà cung cấp theo các tiêu chí này.

2. Thu Thập Thông Tin Phản Hồi:

– Thu thập phản hồi từ các bộ phận sử dụng nguyên liệu/dịch vụ để đánh giá thực tế của nhà cung cấp.

– Xem xét đánh giá từ các doanh nghiệp đối tác.

– Tổng hợp tất cả thông tin và chọn nhà cung ứng phù hợp.

Bước 5: Đặt Hàng, Nhận Hàng và Thanh Toán

Sau khi chọn được nhà cung ứng phù hợp tiến hành đặt hàng theo nhu cầu của Doanh nghiệp. Đơn hàng sẽ được nhà cung ứng chuẩn bị và giao cho Doanh nghiệp đúng theo thời gian và địa điểm đã thống nhất trong hợp đồng. 

Khi nhận hàng cần kiểm tra thật chính xác, xác nhận số lượng, loại hàng hóa được giao và chi phí hóa đơn thanh toán. Kiểm tra hàng trước khi xác nhận sẽ giúp thông tin minh bạch giữa 2 bên và kịp thời phát hiện hàng hư hỏng, có vấn đề cần dôi trả ngay.

Nếu hàng hóa được giao đủ và hài lòng về chất lượng, phía Doanh nghiệp cần tiến hành thanh toán theo hóa đơn trước đó.

Bước 6: Tối Ưu Hóa Quy Trình Đặt Hàng

Sử dụng hệ thống quản lý đặt hàng hiệu quả, kết hợp với công nghệ để theo dõi, quản trị mua hàng và quản lý tồn kho một cách chặt chẽ để tối ưu hóa quy trình đặt hàng giúp giảm thời gian và chi phí.

1. Sử Dụng Hệ Thống Quản Lý Đặt Hàng

– Đầu tư vào hệ thống quản lý đặt hàng hiện đại để giảm sai sót và tăng tính hiệu quả.

– Kết hợp công nghệ để tự động hóa các bước đặt hàng lặp đi lặp lại.

2. Theo Dõi Tồn Kho và Nhu Cầu

– Duy trì một hệ thống theo dõi tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.

– Liên tục cập nhật thông tin về nhu cầu để điều chỉnh đặt hàng một cách chính xác.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình mua hàng

Khi lên kế hoạch thu mua hàng hóa/dịch vụ bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

Có Đội Ngũ Mua Hàng Chuyên Nghiệp: Đào tạo đội ngũ mua hàng với kiến thức vững về thị trường và kỹ năng đàm phán là chìa khóa quan trọng để có được các đơn hàng thành công.

Thiết Lập Quy Trình Kiểm Tra Chất Lượng: Đảm bảo rằng mọi đợt hàng nhận được đều được kiểm tra chất lượng một cách kỹ lưỡng. Điều này giúp đảm bảo chất lượng của hàng hóa và giảm thiếu tối đa các rủi ro có thể xảy ra với hàng hóa. 

Duy Trì Mối Quan Hệ Tốt với Nhà Cung Cấp: Giao tiếp mở cửa và xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là quan trọng để giảm rủi ro, tối ưu hóa cơ hội hợp tác và giúp quá trình hợp tác trở nên tốt đẹp hơn.

Một quy trình thu mua chuẩn hóa, hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận không chỉ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng cao. Với những bước trên, Doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống mua hàng hiệu quả, giúp phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh ngày nay. Hy vọng những chia sẽ trên đây của TDGroup đã giúp bạn có được những thông tin hữu ích trong lĩnh vực thu mua. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về mua hàng, quy trình mua hàng và quản trị mua hàng có thể tham gia vào các khóa đào tạo ngắn hạn của Trung tâm Đào tạo Nguồn Nhân lực Logistics Thành Đạt. Chương trình đào tạo ngắn hạn với đủ các nội dung về thu mua hàng hóa, dịch vụ sẽ giúp bạn hiểu rõ về từng giai đoạn của thu mua, quy trình chuyên nghiệp phù hợp với Doanh nghiệp của bạn cũng như các đàm phán để có thể tìm được nhà cung ứng phù hợp và chốt được đơn hàng tốt nhất.

Tham khảo khóa học tại đây: QUẢN TRỊ MUA HÀNG CHUYÊN NGHIỆP (PURCHASING/PROCUREMENT MANAGEMENT)

Liên hệ theo thông tin bên dưới nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào cần được giải đáp!

Thông tin liên hệ: 

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC LOGISTICS THÀNH ĐẠT  – TDGroup

Hotline: 038 539 0088

Website: tdgroup.edu.vn

YoutubeTDIMEX – LOGISTICS HUB

Emaildb1@tdimex.edu.vn

Văn phòng đại diện: Số 13, Đường số 7, KDC CityLand Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM.

Cơ sở: 55 Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM

1 bình luận trong “Quy Trình Thu Mua, Quy Trình Mua Hàng Trong Một Chuỗi Cung Ứng

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tin tức liên quan