Khai báo hải quan là thủ tục quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu mà các Doanh nghiệp cần nắm rõ. Trong bài viết này, hãy cùng TDGroup tìm hiểu quy trình khai báo hải quan điện tử VNACCS mới nhất 2025: hồ sơ cần chuẩn bị, các bước chi tiết, cách xử lý lỗi sai mã HS và thông quan nhanh chóng.
Khai báo hải quan là gì?
Khai báo hải quan là thủ tục pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện để cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu cho cơ quan hải quan. Việc này nhằm mục đích quản lý nhà nước về hàng hóa qua biên giới, xác định nghĩa vụ thuế, kiểm tra chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Thông tin khai báo bao gồm: nguồn gốc hàng hóa, tên gọi thương mại, mã HS (Harmonized System), trị giá tính thuế, số lượng, đơn vị tính và mục đích sử dụng. Việc khai báo không chính xác có thể dẫn đến xử phạt hành chính, kéo dài thời gian thông quan hoặc thậm chí bị tịch thu hàng hóa.
Trong năm 2025, hệ thống khai báo điện tử VNACCS/VCIS tiếp tục đóng vai trò trung tâm trong hoạt động thông quan tại Việt Nam. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan trực tuyến, giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp và rút ngắn thời gian xử lý. Tuy nhiên, việc khai báo vẫn đòi hỏi kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu, bởi chỉ cần sai mã HS, đơn giá, hoặc thông tin vận chuyển đều có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ giao hàng và chi phí thuế.
Khai báo hải quan hiện nay được thực hiện trên phần mềm Ecus
Các loại hình khai báo hải quan phổ biến
Xuất khẩu chính ngạch: Dành cho hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng thương mại thông thường, có hóa đơn và vận đơn đầy đủ.
Nhập khẩu kinh doanh: Áp dụng cho doanh nghiệp nhập hàng hóa phục vụ tiêu dùng hoặc phân phối nội địa.
Tạm nhập tái xuất / Tạm xuất tái nhập: Dùng cho hàng hóa có thời hạn lưu trú tạm thời tại Việt Nam, như hàng triển lãm, cho thuê, bảo hành…
Phi mậu dịch: Hàng viện trợ, quà biếu, quà tặng không mang tính chất thương mại.
Khai báo tại chỗ: Áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gia công, sản xuất xuất khẩu, giao hàng nội địa hóa đơn VAT.
Hoạt động khai báo hải quan giúp quản lý, kiểm soát hàng hóa được hiệu quả trong hoạt động XNK.
Hồ sơ khai báo hải quan bao gồm những gì?
Một bộ hồ sơ khai báo đầy đủ giúp đảm bảo hàng hóa được phân luồng thuận lợi và nhanh chóng:
– Tờ khai hải quan điện tử (EDA/EDC): Được khai và truyền trên phần mềm VNACCS, có định dạng XML.
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ trị giá hàng hóa và điều kiện giao hàng.
– Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết từng kiện, số lượng, khối lượng và quy cách.
– Hợp đồng thương mại: Thể hiện thỏa thuận giữa người mua và người bán.
– Vận đơn (B/L hoặc AWB): Chứng từ vận chuyển thể hiện quyền sở hữu và lộ trình hàng hóa.
– Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo FTA.
– Giấy phép chuyên ngành: Kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, ATTP… tùy loại hàng hóa.
Lưu ý quan trọng: Thông tin trên các chứng từ phải khớp nhau hoàn toàn (tên hàng, mã HS, số lượng, đơn vị tính, trị giá) để tránh rơi vào luồng đỏ hoặc bị yêu cầu sửa đổi.
Các Doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ chứng từ khi khai báo hải quan.
Quy trình khai báo hải quan chi tiết (Cập nhật theo thực tiễn 2025)
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các chứng từ, đảm bảo hợp lệ cả về hình thức và nội dung. Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót sẽ bị trả về, kéo dài thời gian thông quan.
Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử
Sử dụng phần mềm ECUS5 hoặc các phần mềm được Tổng cục Hải quan cấp phép, doanh nghiệp nhập liệu đầy đủ: mã HS, trị giá, điều kiện giao hàng (FOB, CIF), thuế suất áp dụng, cảng dỡ hàng, mã doanh nghiệp, mã loại hình, mã nước xuất/xuất xứ…
Bước 3: Truyền dữ liệu và nhận phân luồng
Sau khi gửi tờ khai qua hệ thống VNACCS:
– Luồng xanh: Được thông quan ngay, không kiểm tra chứng từ hay hàng hóa.
– Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy, có thể yêu cầu bổ sung.
– Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa và chứng từ.
Bước 4: Nộp thuế (nếu có)
Doanh nghiệp thực hiện nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế khác (nếu có) thông qua hệ thống thanh toán điện tử của Tổng cục Hải quan liên kết với ngân hàng.
Bước 5: Thông quan và nhận hàng
Khi hệ thống phản hồi “được phép thông quan”, doanh nghiệp in tờ khai và ra kho/bãi nhận hàng.
Quy trình sử dụng Ecus để khai báo hải quan.
Những lỗi phổ biến khi khai báo và cách xử lý
1. Sai mã HS (Harmonized System Code)
Hậu quả: Bị áp sai thuế suất, truy thu thuế, hoặc xử phạt hành chính.
Cách xử lý: Nếu phát hiện trước thông quan, có thể khai sửa lại; nếu sau, phải làm công văn điều chỉnh kèm chứng từ chứng minh.
2. Khai sai trị giá hải quan
Hậu quả: Bị nghi ngờ gian lận, điều tra trị giá hải quan, chậm thông quan.
Cách xử lý: Đảm bảo trị giá khai báo đúng theo điều kiện CIF hoặc FOB. Nếu điều chỉnh, cần có văn bản giải trình.
3. Lỗi phần mềm hoặc hệ thống
Nguyên nhân: File XML sai cấu trúc, lỗi mạng, lỗi phần mềm khai báo.
Cách xử lý: Chuyển sang chế độ offline, tạo lại file XML hợp lệ và gửi lại qua công cụ hỗ trợ.
4. Thiếu giấy phép chuyên ngành
Hậu quả: Hàng hóa bị giữ lại kho, không cho thông quan.
Giải pháp: Nộp bổ sung giấy phép sớm hoặc làm công văn xin thông quan tạm (trường hợp đặc biệt).
Thực hiện khai báo trên Ecus có thể xảy ra 1 số lỗi cần xử lý kịp thời.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Trung bình khai báo hải quan mất bao lâu?
Luồng xanh: từ 1–2 giờ
Luồng vàng: khoảng 1 ngày nếu hồ sơ hợp lệ
Luồng đỏ: 2–3 ngày, có thể lâu hơn nếu kiểm hóa kéo dài
2. Doanh nghiệp mới có nên tự khai báo không?
Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự am hiểu nghiệp vụ và phần mềm, nên sử dụng dịch vụ đại lý hải quan chuyên nghiệp để đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm thời gian.
3. Có thể chỉnh sửa tờ khai sau khi thông quan không?
Có. Tuy nhiên cần có văn bản đề nghị điều chỉnh gửi hải quan kèm theo chứng từ gốc làm căn cứ.
Xem thêm: LINK THAM KHẢO CÁC VƯỚNG MẮC VỀ THỦ TỤC KHAI BÁO HẢI QUAN
Kết luận
Khai báo hải quan là nghiệp vụ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu và đóng vai trò quyết định trong việc thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp cần đầu tư nhân sự có chuyên môn, cập nhật liên tục quy định mới và hiểu rõ từng bước của quy trình để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động ngoại thương.
Các bạn muốn nâng cao nghiệp vụ khai báo hải quan, muốn học thực tế trên phần mềm Ecus thì liên hệ ngay với TDGroup để được tư vấn khóa học phù hợp nhé. Trung tâm có gần 10 năm kinh nghiệm trong tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu, logistics chuyên sâu, học thực tế, làm trên chứng từ thật,… mang đến cho học viên không chỉ kiến thức mà còn là kỹ năng và kinh nghiệm thực chiến.
Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhé!
Thông tin liên hệ:
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC LOGISTICS THÀNH ĐẠT – TDGroup
Hotline: 038 539 0088
Website: tdgroup.edu.vn
Youtube: TDIMEX – LOGISTICS HUB
Email: db1@tdimex.edu.vn
Văn phòng đại diện: Số 13, Đường số 7, KDC CityLand Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM.
