Xuất nhập khẩu – Logistics là lĩnh vực rất phát triển trong những năm gần đây. Vị trí nhân viên xuất nhập khẩu cũng được các Công ty thương mại, Doanh nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu, Công ty dịch vụ Logistics thường xuyên tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Vậy nhân viên xuất nhập khẩu làm gì? Công việc cụ thể như thế nào? Những yêu cầu gì cần có của một nhân viên XNK? Theo dõi bài viết sau đây của TDGroup để có những câu trả lời hữu ích và chi tiết nhất.
Mô tả công việc của nhân viên xuất nhập khẩu
Tại mỗi loại hình, quy mô Doanh nghiệp khác nhau thì Nhân viên XNK sẽ có những công việc chi tiết, cụ thể riêng phù hợp với mô hình kinh doanh, sản xuất của Doanh nghiệp đó. Dưới đây là mô tả công việc của nhân viên xuất nhập khẩu tại các Công ty thương mại, Nhà máy sản xuất hàng hóa xuất nhập khẩu với quy mô vừa và nhỏ như sau:
– Tư vấn, đàm phàn, giao dịch với khách hàng để ký kết hợp đồng
– Lên kế hoạch, xây dựng các phương án xuất nhập khẩu hàng hóa.
– Soạn thảo hợp đồng, viết email cho khách hàng.
– Thực hiện phiên dịch trong các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài.
– Dịch tài liệu tiếng Anh phục vụ cho công việc.
– Thực hiện công tác đối ngoại khác.
Xem thêm video chia sẻ chi tiết các vị trí công việc tại 1 công ty LSP:
1. Quản lý khách hàng
Thực hiện các công việc liên quan đến khách hàng của Công ty như:
– Tìm kiếm khách hàng mới cho công ty.
– Tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
– Chăm sóc khách hàng, trả lời những thư hỏi hàng mà khách hàng có quan tâm. Ở dạng thư hỏi hàng sẽ có 2 loại khác nhau như sau:
+ Thư hỏi hàng được gửi riêng, cần chăm sóc và trả lời một cách chi tiết những yêu cầu của khách hàng, thể hiện sự chu đáo và tận tâm của mình.
+ Hai là thư hỏi hàng được gửi tới dưới dạng spam, người hỏi hàng gửi cùng lúc cho nhiều chủ hàng khách hàng. Lúc này cần phải trả lời với nội dung thu hút và báo giá mang tính cạnh tranh trước tiên để khách hàng quan tâm đến dịch vụ của mình và hồi âm, sau đó sẽ tiếp tục trao đổi chi tiết hơn.
– Chăm sóc khách hàng trong quá trình sử dụng mua hàng, sử dụng các dịch vụ của công ty, hỗ trợ khách hàng về các chứng từ, giấy tờ, giải đáp thắc mắc của khách hàng.
– Chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng bằng cách thường xuyên gọi điện, gửi email thăm hỏi những dịp lễ, tết. Dựa trên mặt hàng khách hàng hay đóng cont, cho đi thị trường nào, giá cả ra sao sẽ thường xuyên báo giá, cập nhật thông tin giữa hai bên để khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ, sản phẩm của Công ty.
2. Tiếp nhận đơn hàng và thực hiện các thủ tục giao hàng XNK
Khi tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, một nhân viên XNK cần thực hiện các công việc sau để hàng hóa được xuất khẩu đúng theo hợp đồng:
– Tính toán số lượng hàng hóa để lựa chọn loại container phù hợp cho việc đóng hàng.
– Trao đổi với bộ phận sản xuất để đảm bảo đáp ứng được thời gian giao hàng, số lượng và chất lượng hàng hóa,
– Thực hiện các chứng từ như hợp đồng, vận đơn, packing list, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán, C/O, mở L/C,… và các giấy tờ khác nếu có như giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận hun trùng, giấy kiểm dịch.
– Liên hệ với hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng theo lịch trình mà mình mong muốn. Thời gian tàu đến càng của người nhập khẩu sẽ thống nhất từ trước giữa 2 bên với nhau. Căn cứ vào đó bạn cần thực hiện book lịch tàu phù hợp đảm bảo hàng háo đủ số lượng và hàng giao đúng thời điểm cho khách hàng, hoặc khách hàng có thể là người chỉ định lịch tàu.
– Làm thủ tục khai báo hải quan và hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng.
– Kiểm tra hàng hóa đóng vào container, đảm bảo mọi thứ đúng quy trình, không có vấn đề gì.
– Theo dõi trong quá trình đơn hàng được thực hiện, gửi chứng từ cho khách hàng, nhận thanh toán, hỗ trợ khách hàng khi cần thiết.
3. Các công việc khác của nhân viên xuất nhập khẩu
Một số công việc khác thường ngày mà bạn có thể phải làm để phục vụ cho công việc của mình như sau:
– Trả lời email, văn bản với đối tác.
– Dịch thuật các tài liệu, văn bản nội dung về sản phẩm, chứng từ với đối tác.
– Báo cáo công việc hàng ngày với trưởng/phó bộ phận.
– Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của người quản lý trực tiếp.
Xem thêm: Học Ngành Logistics Ra Trường Làm Gì? Cơ Hội Việc Làm Cho Người Trẻ
Trách nhiệm của nhân viên Xuất nhập khẩu
Những trách nhiệm mà một nhân viên xuất nhập khẩu cần có như sau:
– Quản lý công việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng.
– Đưa ra, thực hiện và chịu trách nhiệm với các kế hoạch phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu.
– Báo cáo cấp trên nếu có vấn đề phát sinh không xử lý được trong công việc.
– Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị.
– Chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định.
– Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác.
– Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh.
Những yêu cầu đối với một nhân viên xuất nhập khẩu
Để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, luôn hoàn thành tốt các công việc được giao, có nhiều cơ hội trong việc thăng tiến thì bạn cần đầu tư, phát triển bản thân ở những điểm sau:
Trình độ: Cần tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học các chuyên ngành có liên quan. Nếu học trái ngành muốn chuyển sang làm xuất nhập khẩu bạn cần học thêm chứng nhận về nghiệp vụ xuất nhập khẩu tại các Trung tâm uy tín để có đủ kiến thức làm việc.
Kiến thức: Cần có kiến thức chuyên ngành vững, kiểu rõ về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, thủ tục thông quan hàng xuất nhập khẩu,… để tư vấn cho khách hàng, bàn bạc về hợp đồng và làm việc được hiệu quả.
Kỹ năng: Một số kỹ năng cần có của một nhân viên xuất nhập khẩu như sau:
– Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.
– Kỹ năng sử dụng, giao tiếp tiếng anh thành thạo.
– Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả.
– Kỹ năng giao tiếp, ứng xử trong công việc.
– Kỹ năng xử lý tình huống nhanh chóng, linh hoạt.
– Có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ.
Trên đây là những chia sẻ của TDGroup về mô tả công việc của nhân viên xuất nhập khẩu. Hy vọng bạn đã có thêm được những thông tin hữu ích, đừng quên chia sẻ thông tin này đến người thân và bạn bè nhé. Để lại bình luận bên dưới nếu có vấn đề gì thắc mắc cần giải đáp nha.
Trung tâm Đào tạo Nguồn nhân lực Logistics Thành Đạt đang khai giảng nhiều khóa học xuất nhập khẩu – Logistics ngắn hạn với chi phí thấp cho các bạn sinh viên, người chuyển ngành. Nội dung kiến thức cô đọng cùng nhiều bài tập thực hành và đi thực tế tại Doanh nghiệp sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức, có kinh nghiệm, làm việc dễ dàng hơn tại Doanh nghiệp sau khi tốt nghiệp.
Liên hệ với chứng tôi ngay để được hỗ trợ, tư vấn khóa học theo nhu cầu của bạn.
Thông tin liên hệ:
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC LOGISTICS THÀNH ĐẠT – TDGroup
Hotline: 038 539 0088
Website: tdgroup.edu.vn
Youtube: TDIMEX – LOGISTICS HUB
Email: db1@tdimex.edu.vn
Văn phòng đại diện: Số 13, Đường số 7, KDC CityLand Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP.HCM.
Cơ sở: 55 Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
